文章來源：中國國際技術智力合作有限公司 發布時間：2020-03-18
日前，人社部發布了《人力資源社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》，進一步明確了：對于符合勞動合同法規定和電子簽名法等法律法規要求的電子勞動合同一經訂立即具有法律效力。這意味著，電子勞動合同在法律效力上有了“名分”。不過，需要提醒大家注意的是，這個“名分”需要滿足以下三個條件：
1.采用電子形式訂立書面勞動合同，用人單位需要與勞動者協商一致。
“協商一致”，即經雙方協商達成一致后，并以實際行動履行，即可視為協商一致。用人單位和勞動者以實際行動訂立了電子勞動合同，可視為雙方 “協商一致”的條件之一。
當然，有人會認為，協商一致應以書面形式確認。從人社部發布回函的初衷來看，是為了在疫情防控期間，給企業開展勞動合同管理提供一條新的出路，如果協商一致也需以書面形式確認，私以為會與其本意相違背。
從風險防控的角度考慮，相關人員建議HR在簽署電子勞動合同時，在文本中加入“經雙方協商一致，均同意采用電子形式訂立書面勞動合同”的表述，以盡可能地減少不必要的爭議。
2.采用電子形式訂立勞動合同，應當使用符合電子簽名法等法律法規規定的可視為書面形式的數據電文和可靠的電子簽名。
何為“可視為書面形式的數據電文”？
根據《電子簽名法》第四條，能夠有形地表現所載內容，并可以隨時調取查用的數據電文，視為符合法律、法規要求的書面形式。
何為“可靠的電子簽名”？
《電子簽名法》第十三條規定，電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：
（一）電子簽名制作數據用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；
（二）簽署時電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制；
（三）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發現；
（四）簽署后對數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現。當事人也可以選擇使用符合其約定的可靠條件的電子簽名。
這里需要提醒大家的是，郵件、微信等方式不屬于該文所說的“電子形式”。
3.用人單位應保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規規定的要求，確保其完整、準確、不被篡改。
如何證明電子勞動合同的真實性和有效性？
根據《最高人民法院關于互聯網法院審理案件若干問題的決定》第十一條的規定，當事人對電子數據真實性提出異議的，互聯網法院應當結合質證情況，審查判斷電子數據生成、收集、存儲、傳輸過程的真實性，并著重審查以下內容：
（一）電子數據生成、收集、存儲、傳輸所依賴的計算機系統等硬件、軟件環境是否安全、可靠；
（二）電子數據的生成主體和時間是否準確，表現內容是否清晰、客觀、準確；
（三）電子數據的存儲、保管介質是否明確，保管方式和手段是否妥當；
（四）電子數據提取和固定的主體、工具和方式是否可靠，提取過程是否可以重現；
（五）電子數據的內容是否存在增加、刪除、修改及不完整等情形；
（六）電子數據是否可以通過特定形式得到驗證。
當事人提交的電子數據，通過電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區塊鏈等證據收集、固定和防篡改的技術手段或者通過電子取證存證平臺認證，能夠證明其真實性的，互聯網法院應當確認。
符合以上三個條件的電子簽約系統平臺，可以滿足HR線上簽署電子勞動合同的需求。
那么除了符合法律規范要求的三個條件外，HR朋友在選擇電子簽約系統時，還需要注意哪些問題呢？
1.自建平臺是否可以使用？
原則上只有符合上述三個條件的系統，都可以證明簽訂的電子勞動合同有效，但自建平臺在證明系統上生成、傳遞、儲存的數據確保完整、準確、不被篡改時，需要提供的證明力度在目前的司法環境下是相對較高的。
換言之，就是一旦發生爭議的舉證成本會增加，同時考慮到自建平臺的成本問題，所以如果可以選擇可靠的第三方服務平臺，不建議多數企業自建平臺。
2.電子簽約系統的數據關聯和應用問題
電子勞動合同雖然可以降低企業的部分成本，但其核心價值還是實現了遠程管理，將日常人力資源管理行為，通過系統實現。這自然面臨了電子勞動合同簽約的數據與日常管理數據的聯通問題，即電子簽約系統與EHR系統的連接。從而優化各項員工數據的應用，提升管理效能。
3.電子簽約系統的應用專業性
通過電子簽約系統實現電子勞動合同的簽署，本身并非難事，但是要保障雙方簽訂的勞動合同符合法律規范，特別是勞動合同區別于一般商事合同，存在著非常復雜的各類情形。例如：競業限制、保密規范、試用期管理、績效考核、薪資規則、崗位責任書、簽署時限等等。這些問題不是一般的電子簽約平臺可以考慮周全的。HR應當選擇更具有人力資源專業性的服務平臺。
據了解，中智集團自2015年開始研究電子勞動合同，2017年進行各項論證，2018年立項，2019年成功推出電子勞動合同簽約平臺“智享簽”。
那么，為何要選擇“智享簽”？
1.“智享簽”符合人社部要求的有效電子合同應當符合的三個條件，客戶可以放心使用。
2.與其他電子簽約平臺相比，“智享簽”最大的優勢在于，其是專業應用于人力資源領域的專項服務平臺。“智享簽”基于人力資源管理角度，利用系統流程規范勞動合同簽署，是只針對人力資源用工文本的電子簽約平臺，專業性更強，貼合度更高。通過人臉識別、活體檢測等技術讓勞動者完成簽署，“真實意愿”的證據采集更加嚴謹。
3.“智享簽”平臺可以完美連接EHR管理系統，中智擁有自建在線人事管理系統“中智云管家”，可以滿足中小型企業在人力資源管理領域的各項需要。通過中智云管家平臺，可以實現入職、簽約、社保繳納等全流程管理需求，真正實現人力資源服務的一體化貫通。智享簽也可以關聯其他企業自建的EHR系統，保障客戶高效便捷的管理應用。
4.智享簽系統，不僅是應用操作系統，同時也是法律合規系統，既可以提升客戶的管理效能，又可以保障法律合規要求。智享簽系統對接中智法律各項線上線下的服務群組，可以實現客戶對于文本審核、合規管理、人員遣散、調解服務、案件代理等全流程需求。
【責任編輯：伍全】
