文章來源：國資委辦公廳 發(fā)布時間：2008-07-08
——在全國地方國資委辦公室主任會議上的培訓(xùn)講座提綱
國務(wù)院國資委辦公廳主任 張德霖
二〇〇八年六月二十日
按照榮融同志關(guān)于全國地方國資委辦公室主任會議要增加培訓(xùn)內(nèi)容的批示，今天，由我給大家作一個培訓(xùn)講座。我培訓(xùn)講座的內(nèi)容是：從科學(xué)發(fā)展觀的視角，運(yùn)用精細(xì)化管理和流程再造的理論與方法提高辦公室系統(tǒng)行政效率，這實(shí)際上也是我們辦公廳去年申請的一個軟課題。我主要和同志們一起探討兩個問題。
一、辦公室的角色定位及職能作用
一個單位、一個組織，無論中外，無論大小，也無論政府機(jī)構(gòu)或企業(yè)，都有辦公室或類似的機(jī)構(gòu)。既然都有這樣一個機(jī)構(gòu)，一方面說明這個機(jī)構(gòu)很重要，不可或缺。另一方面說明這個機(jī)構(gòu)有一些共性的職能。有人說辦公室是一個單位或組織的中樞、窗口、橋梁或是紐帶。我認(rèn)為，中樞也好，窗口也好，其實(shí)就是李偉同志在年初中央企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)人會議上講話時所明確提出的兩個字：服務(wù)。就服務(wù)的內(nèi)容和功能而言，體現(xiàn)在四個方面，即信息功能、政務(wù)功能、參謀功能和品質(zhì)功能。
（一）信息功能。
辦公室是一個信息的集散地，信息的準(zhǔn)確、暢通是辦公室中樞作用的首要體現(xiàn)。2006年底，我初到辦公廳任職時，榮融主任對我提出，辦公廳要貫通三條線，即要與中央企業(yè)、地方國資委和委內(nèi)各廳局必須保持信息暢通。信息包括三個方面，一是上行信息，對于國務(wù)院國資委辦公廳來說，我們要向中辦、國辦報(bào)送政務(wù)信息；對于地方國資委辦公室來說，也要向省委辦公廳、省政府辦公廳報(bào)送政務(wù)信息。二是平行信息，對于國務(wù)院國資委辦公廳來說，是與國務(wù)院各部門的信息溝通；對于地方國資委辦公室來說，是與本級政府各部、委、辦、局的信息溝通；三是下行信息，對于國務(wù)院國資委辦公廳來說，就是搜集整理來自中央企業(yè)及各地方國資委的信息。
（二）政務(wù)功能。
辦公室的政務(wù)功能歸納起來就是辦文、辦會、辦事。
就辦文而言，所有的行政指令、決議都是以公文的形式出現(xiàn)，辦文是政務(wù)的第一要務(wù)。辦文的最高境界是辦好文，辦好文有兩層含義，一層是公文的邏輯、結(jié)構(gòu)、體例、文字等比較規(guī)范，符合國務(wù)院關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定。另一層是公文要把客觀發(fā)展規(guī)律及政策措施、領(lǐng)導(dǎo)的決策或意圖準(zhǔn)確的表達(dá)出來，使其具有科學(xué)性和實(shí)效性。
就辦會而言，辦會的最高境界是辦好會，好會沒有什么標(biāo)準(zhǔn)，但我自己體會，如果一次會議，能夠形成一項(xiàng)或幾項(xiàng)重大決策，這些重大決策能夠在歷史上留下重要影響，這就是好會。如我們黨在長征途中召開的遵義會議，確立了毛澤東同志的軍事領(lǐng)導(dǎo)地位。70年代末改革開放初期，黨的十一屆三中全會，明確黨的中心工作從以階級斗爭為綱轉(zhuǎn)到以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的正確軌道上來，拉開了當(dāng)代中國改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的歷史帷幕。這些會議在我國歷史都具有里程碑意義，這就是好會。再如去年國資委在珠海海泉灣召開的中央企業(yè)負(fù)責(zé)人研討會，對進(jìn)一步統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識、理清思路、開闊視野等，都具有重要意義，這也是好會。
就辦事而言，辦事的最高境界也就是辦好事，而好事的含義則具體而豐富。辦公室工作忙里忙外，多是一些瑣碎的具體事。許多辦公室主任反映，辛辛苦苦一年，年底總結(jié)時，來來去去就是發(fā)了多少文，開了幾個會，好像沒什么可寫。實(shí)際上就是我們這些大量具體的事務(wù)性工作，保證了整個組織的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。
（三）參謀功能。
從時間上說，對還沒有進(jìn)行、需要領(lǐng)導(dǎo)決策的事情，可以提出參考的意見和建議，也就是前瞻決策的參謀；對已經(jīng)作出的決策，可以提出具體實(shí)施的意見和建議，也就是即時決策的參考；對過去一些完成的工作，要留下檔案資料，供領(lǐng)導(dǎo)在今后的決策中參考，也就是過去決策的參照。從決策的上下層面上說，包括對上級決策的輔助、提醒；對同級決策的修正、補(bǔ)充；以及對下級決策的提示、引領(lǐng)。
（四）品質(zhì)功能。
辦公室是樞紐部門，說話、辦事等往往體現(xiàn)一個機(jī)關(guān)的作風(fēng)，反映一個機(jī)關(guān)的形象，影響一個機(jī)關(guān)的效率。這些作風(fēng)、形象和效率綜合起來就是一個機(jī)關(guān)工作的品質(zhì)、質(zhì)量，也就是大家通常所講的“窗口”。
綜上，因?yàn)檗k公室具備上述四個功能，所以一個單位、一個組織才需要辦公室。辦公室的地位也通過上述四個功能的實(shí)現(xiàn)得到體現(xiàn)和提升。
二、如何做好辦公室工作
無論是傳統(tǒng)的辦公室工作方法定式，還是現(xiàn)代的辦公室工作方式思路，都離不開信息系統(tǒng)、決策系統(tǒng)、組織系統(tǒng)、執(zhí)行系統(tǒng)這四個系統(tǒng)。要達(dá)成這四個系統(tǒng)，就需要有相應(yīng)的組織架構(gòu)和人員能力素質(zhì)。就組織架構(gòu)而言，近代以來隨著工業(yè)化和現(xiàn)代文明的發(fā)展，組織架構(gòu)的演變，從直線制發(fā)展到直線職能制，再到事業(yè)部制、矩陣制，及至流程再造后的網(wǎng)絡(luò)制。就人員能力素質(zhì)而言，傳統(tǒng)上講，要求我們做辦公室工作的同志能說能道、能喝能抽、能唱能跳、能里能外、能屈能伸等。這些是長期以來形成的，并沒有褒貶之分。按現(xiàn)代說法，我歸納為八個字：本色做人，角色做事。如何實(shí)現(xiàn)這八個字，做好我們擔(dān)負(fù)的辦公室工作，關(guān)鍵是要形成一套現(xiàn)代行政理念，抓住兩個關(guān)鍵管理方法，建立三個有力保障體系。
（一）牢固樹立現(xiàn)代行政理念。
按照現(xiàn)代行政的要求，借鑒國外文官制度的有效經(jīng)驗(yàn)和韋伯的理性官僚制理論，現(xiàn)代行政理念主要體現(xiàn)六個方面：一是戰(zhàn)略理念，要有大局意識、政治意識，特別是要有政治敏銳性。二是法治理念，必須在法律的框架下依法行政，國資委作為政府的特設(shè)機(jī)構(gòu)，更要依法履責(zé)、依規(guī)行權(quán)，也要強(qiáng)調(diào)依法行政。三是程序理念，從現(xiàn)代行政和科學(xué)決策的意義上講，程序有時比實(shí)體更重要，要努力使業(yè)務(wù)流程、管理流程程序化、規(guī)范化。四是責(zé)任理念，責(zé)任是現(xiàn)代行政核心，每個崗位每個人都要時刻牢固樹立責(zé)任意識，各司其職，各盡其責(zé)，懈怠必究。五是協(xié)同理念，對內(nèi)對外都要做好協(xié)同配合，提高工作效率。六是創(chuàng)新理念，要與時俱進(jìn)，不斷改進(jìn)方法，完善制度。
（二）抓住兩個關(guān)鍵管理方法。
精細(xì)化管理源于日本豐田公司的“精益生產(chǎn)”，精是把沒有必要的東西去掉，少而精，益是效益。精細(xì)化管理的核心思想是精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)，基本方法是細(xì)化、量化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、協(xié)同化、經(jīng)濟(jì)化。精益化的精髓，用我們自己的話來說，就是把工作分解得細(xì)一點(diǎn)，把崗位標(biāo)準(zhǔn)定得準(zhǔn)一點(diǎn)，把工作程序制定得規(guī)范一點(diǎn)，把責(zé)任落實(shí)得嚴(yán)一點(diǎn)。這樣，無論是誰，在同樣的崗位，都應(yīng)按同樣的程序，達(dá)到同樣的標(biāo)準(zhǔn)，承擔(dān)同樣的責(zé)任。
流程再造最早是由美國著名管理學(xué)家Michael Hammer提出，1993年Michael Hammer和James Champy在“Reengineering The Corporation” 一書中對流程再造做了明確定義：“對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性再思考和徹底性再設(shè)計(jì)，從而獲得在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面業(yè)績的戲劇性改善，使得企業(yè)能最大限度地適應(yīng)以‘顧客、競爭和變化’ 為特征的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營環(huán)境。”簡單來說，就是打破原來按職能分工的模式，按客戶的要求重新設(shè)計(jì)流程，其核心是建立面向顧客的業(yè)務(wù)流程。流程再造關(guān)注的是組織核心問題，不考慮已有的組織結(jié)構(gòu)與流程，通過對組織運(yùn)營最根本性問題的重新思考，運(yùn)用全新的工作方法，對核心流程進(jìn)行重新構(gòu)建。
流程再造體現(xiàn)五個方面的特征，即組織結(jié)構(gòu)扁平化、管理機(jī)制過程化、信息系統(tǒng)集約化、部門活動平行化及管理團(tuán)隊(duì)協(xié)同化。流程再造一般有三個階段。初始階段，要建立規(guī)范的流程，使工作例行化，減少不增值的活動；穩(wěn)定階段，要評估現(xiàn)有流程績效，優(yōu)化流程，提高流程的運(yùn)作效率，降低流程成本；戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型階段，要全面評估流程，根據(jù)戰(zhàn)略重新設(shè)計(jì)和整合流程，適應(yīng)變化。
流程再造與精細(xì)化管理相輔相成，其目的都是使管理更加科學(xué)化，服務(wù)最優(yōu)化，效益最大化。流程再造與精細(xì)化管理雖然源于企業(yè)管理，但近十多年來已開始運(yùn)用于政府的公共管理，并取得了明顯成效。我們辦公室工作也可以運(yùn)用這兩種理論和方法，因?yàn)檗k公室工作具有公共性、公權(quán)性和服務(wù)性，也就是說我們的服務(wù)是公共服務(wù)，行使的權(quán)力大都具有公權(quán)性。管理大師德魯克曾經(jīng)說過：“非營利組織甚至比商業(yè)企業(yè)更需要管理。”因此，辦公室工作更需要這兩個方法，以降低行政成本，提高行政效率，提高行政質(zhì)量。
對國資委辦公廳來說，運(yùn)用精細(xì)化管理和流程再造理論，對提高行政效率有以下現(xiàn)實(shí)意義。一是有利于不斷提高國資監(jiān)管工作效率。通過實(shí)施精細(xì)化管理和流程再造，進(jìn)一步把工作“做精、做準(zhǔn)、做細(xì)、做嚴(yán)”，不斷精益求精，進(jìn)一步提升行政服務(wù)水平和效率，從而提高國有資產(chǎn)監(jiān)管工作效率。二是有利于切實(shí)提高辦公廳及委機(jī)關(guān)行政運(yùn)轉(zhuǎn)效率。包括有助于使流程更加優(yōu)化，運(yùn)作更加有序；使崗責(zé)更加明確，權(quán)責(zé)更加對等；使考核更加嚴(yán)格，績效更加突出；使制度更加完善，基礎(chǔ)更加牢固；使手段更加先進(jìn)，保障更加有力。總體而言，實(shí)施精細(xì)化管理，有助于促進(jìn)辦公廳工作作風(fēng)、工作理念、工作方式的進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，有助于增強(qiáng)辦公廳綜合服務(wù)能力和協(xié)調(diào)保障能力，從而起到示范帶頭作用，營造全委培養(yǎng)工作精細(xì)化的工作氛圍，打牢依法行使出資人職責(zé)的制度保障。
國務(wù)院國資委成立5年來，辦公廳主要工作指標(biāo)顯著提高。2003年和2007年相比，收發(fā)文、信息報(bào)送明顯增加，信訪人數(shù)顯著下降；管理日趨規(guī)范化、制度化、流程化，初步形成了從計(jì)劃－執(zhí)行－監(jiān)督－考評－總結(jié)全過程管理；隊(duì)伍通過調(diào)研－考察－培訓(xùn)－課題等多種形式參與辦公廳管理，不斷提高了素質(zhì)。但是，辦公廳工作中仍存在一些問題。從流程再造的角度看，三大流程還不完善，甚至有“空白”：我們的管理流程還未完全建立，對應(yīng)的相關(guān)流程還未固化；工作流程雖已建立，但仍不夠優(yōu)化，如：一些流程界面、銜接和信息傳遞、職責(zé)不明晰，一些工作流程的配套制度還未建立，一些制度雖已建立，但未及時修訂；支持流程未固化，也未達(dá)到高效運(yùn)轉(zhuǎn)的要求。從精細(xì)化管理的角度看，崗位職責(zé)細(xì)化、量化不到位，工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不健全，也無法科學(xué)設(shè)定績效指標(biāo)，對各項(xiàng)工作進(jìn)行科學(xué)評價(jià)；隊(duì)伍素質(zhì)還不能完全適應(yīng)工作需要，有些崗位輪崗幅度不高，有些崗位專業(yè)性強(qiáng)，內(nèi)部培訓(xùn)壓力大，保持工作持續(xù)性的難度加大；工作方法創(chuàng)新不多，工作效率有待提高。
針對上述問題，為提高行政效率，按照精細(xì)化管理與流程再造理論，我們進(jìn)行了改進(jìn)。首先是進(jìn)一步規(guī)范流程，其中包括進(jìn)一步固化管理流程，推動工作流程的制度化、規(guī)范化，提高支持流程的效率和共享程度。經(jīng)過流程的梳理和規(guī)范，目前辦公廳的流程框架初步建立，形成了管理流程、工作流程和支持流程三級架構(gòu)。管理流程主要包括年度計(jì)劃、例會、季度通報(bào)會、年度總結(jié)4項(xiàng)流程；工作流程包括收文、發(fā)文、檔案保密、值班、會議、信訪維穩(wěn)、信息報(bào)送、信息公開、信息化管理9個模塊；支持流程包括綜合事務(wù)管理、辦公廳信息化。其次是運(yùn)用精細(xì)化理論細(xì)化、量化價(jià)值體系，形成可度量的工作標(biāo)準(zhǔn)。對辦公廳各項(xiàng)工作確定可度量的標(biāo)準(zhǔn)，對各流程明確上下環(huán)節(jié)關(guān)系及各自權(quán)責(zé)，對各個工作界面進(jìn)行準(zhǔn)確界定。
（三）建立三個有力保障體系。
做好辦公室各項(xiàng)工作，還要建立相應(yīng)的保障體系。具體說來，應(yīng)該是三個方面的保障體系，即組織保障、信息化保障和人才隊(duì)伍保障。
1．組織保障。組織保障就是要合理配置組織結(jié)構(gòu)，一是隨著國資委出資人代表職能的進(jìn)一步到位，國資委及辦公廳職責(zé)及工作重點(diǎn)也將發(fā)生變化，配置的組織機(jī)構(gòu)要能夠適應(yīng)國資委及辦公廳的職責(zé)變化。二是要通過精細(xì)化管理和流程再造，在實(shí)現(xiàn)流程環(huán)節(jié)和職責(zé)清晰的基礎(chǔ)上，以核心和創(chuàng)造價(jià)值流程為基礎(chǔ)，進(jìn)一步科學(xué)配置組織機(jī)構(gòu)，使得關(guān)鍵流程有明確的崗位來保障。三是根據(jù)業(yè)務(wù)流程工作量，統(tǒng)籌安排，合理設(shè)置內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的崗位，并配備與崗位相適應(yīng)的人員。進(jìn)一步加強(qiáng)輪崗等方式，激發(fā)工作熱情。最終目標(biāo)是人盡其才，才盡其用，用盡其效，人人都能在適當(dāng)?shù)膷徫簧习l(fā)揮作用，激發(fā)活力和工作熱情。
2．信息化保障。信息化保障就是要加快信息化建設(shè)，全面應(yīng)用委機(jī)關(guān)辦公自動化（OA）系統(tǒng)，建立和完善國有資產(chǎn)監(jiān)督管理信息系統(tǒng)，建設(shè)統(tǒng)一的國資監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)平臺，推進(jìn)互聯(lián)互通，加快建設(shè)完善的全國國資監(jiān)管對外門戶網(wǎng)站體系，推進(jìn)政務(wù)信息公開。運(yùn)轉(zhuǎn)效率更高，更好地履行本級政府授予的出資人職責(zé)。
3．人才隊(duì)伍保障。人才隊(duì)伍保障就是要求進(jìn)一步加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，著力三個方面的建設(shè)，即培養(yǎng)過硬政治素質(zhì)，提高良好職業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化和諧團(tuán)隊(duì)精神。這實(shí)際上又歸結(jié)到前面強(qiáng)調(diào)的八個字：本色做人，角色做事。如此，才能更好地建設(shè)和諧高效的辦公廳。